Medewerkers Engagement App: betrokken medewerkers dankzij de smartphone

Betrokken medewerkers presteren beter en zijn meer klantgericht. Statistisch gezien presteren organisaties met betrokken medewerkers dubbel zo goed en zorgen voor 20% meer klantretentie. Medewerkers die zich onbegrepen, onbelangrijk en niet betrokken bij 'de zaak' voelen, melden zich vaker ziek en kosten het bedrijfsleven miljarden.

 

Onze arbeidsmarkt kent steeds meer job hoppers en flexwerkers, een kenmerk van onze tegenwoordige 'gig-economie'. Organisaties bewegen mee met deze trend. Een groeiend aantal medewerkers op flexibele basis vraagt om een nieuw inclusief betrokkenheidsbeleid. Betrokkenheid is immers de sleutel naar succes. Maar hoe bereik je betrokkenheid? Hoe bereik je überhaupt al je medewerkers? Kantoormedewerkers kunnen via laptop of desktop computer nog bij het intranet, maar hoe bereik je de non-desk worker? De oplossing is verrassend dichtbij met behulp van de smartphone, inmiddels bij iedereen dagelijks in gebruik en altijd binnen handbereik in handtas, broekzak, colbert of overall.

 

 

Iedereen is bekend met apps om privé te bankieren, navigeren, winkelen en contacten te onderhouden. Millennials verwachten tegenwoordig ook zakelijke apps van hun werkgever. Deze ontwikkeling en de bekendheid van apps in het algemeen biedt de moderne organisatie enorme kansen:

• geen of lage weerstand bij introductie nieuwe apps,
• snelle implementatie binnen een week,
• grote reikwijdte dankzij push notifications,
• onderling chatten via een besloten bedrijfsWhatsApp,
• laagdrempelig en toch streng beveiligd, 
• koppelingen met de back-office bijvoorbeeld Sharepoint.

Succesvolle medewerkersbetrokkenheid dwing je echter niet af met de alom aanwezigheid van de smartphone alleen. Het smartphone kanaal dient met respect voor de eigenaar te worden ingezet, zeker als het mobieltje privé eigendom is (BYOD = Bring Your Own Device). Het is bewezen dat je het beste resultaat behaalt met laagdrempeligheid, informele communicatie en ruimte voor eigen inbreng. C'est le ton qui fait la musique. Bij de juist aanpak bereik je het gewenste doel: de integratie van de medewerker app in de dagelijkse routines van de medewerkers en tegelijkertijd een versterking van de identiteit van de organisatie.

 

Medewerkers app: 10 tips voor een succesvolle implementatie

1. Overtuig je management

Om je management over de streep te krijgen moet je een concreet beeld kunnen schetsen van het bedrijfsdoel en de gedachten daarachter. Welke primaire functies gaat de app faciliteren en hoe vertalen die zich tot team- en bedrijfsdoelen? Maak een lijstje met quick wins zoals "contactlijst", "blogs", "team nieuws", "helpdesk". Zorg voor meer dan 1 optie en voorkom daarmee een te snel ja/nee besluit. Doorgaans werkt het goed om een pilot project te starten met een app voor een selecte testgroep. 

 

2. Zelf maken of kopen

Maatwerk app projecten worden vaak onderschat, zowel qua doorlooptijd als kosten. Een ervaren app ontwikkelteam doet er gemiddeld 18 maanden over om een native app van idee tot eindproduct in de Apple en Google app stores te publiceren. De kosten van een maatwerk app liggen tussen de €20K en €100K exclusief het onderhoud en de verbeterrondes nadat de app bij de medewerkers is geïntroduceerd. Soms worden mobiele web apps als goedkoop en snel alternatief ingezet, maar wees je ervan bewust dat web apps op de smartphone geen push notificaties ondersteunen. Onze tip: niet zelf maken, maar kies een hybride app met een gekoppeld low code platform (zie tip 3).

 

 

3. Web App, Native App of Hybrid App

Web apps zijn snel en goedkoop te ontwikkelen en kunnen met een snelkoppeling vanaf het startscherm op de smartphone worden geopend. Omslachtige gebruikersautorisatie en het ontbreken van offline functionaliteit en echte smartphone functies zoals push notificaties zijn grote nadelen. Native apps worden aangeboden via de publieke app stores en ondersteunen alle smartphone specifieke functionaliteit. Voor deze apps zijn de complexiteit en hoge kosten van ontwikkeling en onderhoud vaak een showstopper. Hybride apps hebben de voordelen van native en web apps: aanbod via app store, ondersteuning van smartphone specifieke functies, flexibel aanpasbare functionaliteit vanwege de server side componenten en daardoor korte "time to market" en lage kosten voor ontwikkeling en onderhoud. Hybride apps zijn met name geschikt als engagement app omdat specifieke functies eenvoudig toegevoegd kunnen worden zonder de app te hoeven updaten.
 

 

 

4. Vrijwillig versus Verplicht

Interne communicatie werkt het best op vrijwillige basis. Verplichting werkt juist averechts en ondermijnt de doelstelling van engagement. Maak de app dus niet verplicht, maar stimuleer het gebruik door BYOD te faciliteren en laat vooral de voordelen van de app voor de gebruiker voor zich spreken. 

 

5. Kies je eerste gebruiksscenario

Het belangrijkste doel van engagement is het toevoegen van waarde voor je gebruikers. Je eerste gebruiksscenario moet direct de Quick Win bewijzen en dat kan per organisatie verschillen. Denk bij Quick Wins aan de altijd actuele contactlijst inclusief pasfoto die met de Active Directory kan worden gesynchroniseerd, of een eenvoudige digitale prikklok, of een takenlijst die met tijdschrijven gekoppeld is waardoor de medewerker in de tram of trein nog zijn uren kan bijwerken. Welke gebruiksscenario je ook kiest, begin eenvoudig en laat de gebruiker wennen en het voordeel ervaren. Daarna komt de gelegenheid vanzelf om verder uit te breiden. Wil je meer voorbeelden van Quick Wins? Neem contact op, we helpen je graag verder. 

 

6. Welke content gebruiken?

Nadat je functies en techniek hebt gekozen is het belangrijk om na te denken over je contentstrategie. Een app bied je een unieke kans om medewerkers te verassen en te betrekken met content. Wachtend op hun bus, tussen vergaderingen in, thuis, of tijdens de lunch...dat zijn de momenten waarop medewerkers hun app gaan gebruiken. Zorg dat de content daarop inspeelt en houd het kort, makkelijk leesbaar en vooral relevant. Vanzelfsprekend is efficiency belangrijk. Gebruik beschikbare content zoals de gebruikerslijst in de Active Directory en nieuws- en blogberichten uit het intranet of Enterprise Content Management Systeem. De PortalCMS medewerkers app is uniek vanwege de koppelingen met AD, Sharepoint en overige back office systemen. Nog geen intranet of CMS? Geen probleem, want dan is alles direct te beheren met PortalCMS zelf. 

 

7. Beveiliging

Goede beveiliging is natuurlijk een must. Zorg dat je als beheerder te allen tijde kunt bepalen welke gebruikers wel of niet toegang tot de app krijgen met centraal gebruikersbeheer op professioneel enterprise mobility management niveau. Bepaal ook vooraf welke gebruikers toegang moeten krijgen tot welke bronnen. Een logische indeling van content in teams en gebruikers per team zorgt voor efficiënt beheer. Echter, laat de beveiligingsmaatregelen niet de gebruikerservaring verpesten. PortalCMS biedt een oplossing waarbij alle medewerkers toegang kunnen krijgen tot de app, de medewerkers zonder bureau werkplek (non desk workers) en de flex werkers zonder active directory account en de kantoorwerkers met PC/laptop en active directory account. Nog een unieke eigenschap van de PortalCMS Teamwork App: alle data wordt opgeslagen op servers binnen het betreffende bedrijfsnetwerk of op een server naar keuze in een private (Nederlandse) cloud.

8. Onboarding en gebruikersbeheer

Zodra medewerkers de app hebben gedownload, activeren zij de app eenmalig via een bedrijfsspecifieke activatiecode plus de persoonlijke gebruikersnaam-wachtwoord combinatie. Vanaf dat moment biedt de app exact die functies en informatie waar de individuele gebruiker voor is geautoriseerd. Door slimme inzet van profielen en teamlidmaatschap is de app uitstekend te gebruiken als onboarding app voor nieuwe medewerkers. 

9. Laat de app aansluiten op je intranet

Een werknemer app kan je het beste vergelijken met een kanaal waarop je het intranet of een parallel intranet laat zien. Wat je moet beslissen is hoe je de content in praktijk verdeelt of juist niet. Een directe verbinding tussen twee intranets is niet altijd mogelijk of gewenst. Een goed compromis is een PortalCMS portal, een turn key oplossing waar je vertrouwelijke informatie op kunt plaatsen en mee kan synchroniseren. Op deze wijze is informatie zowel op je app als op het intranet gedeeld.

 

10. Uitrol strategie

Ervaring leert dat een soft launch meestal de beste keuze is omdat je daarmee de gebruiker al vroeg betrekt bij de implementatie en de user feedback direct kunt benutten bij de optimalisatie van de gebruikerservaring (UX). Uiteraard moet de app in de startfase wel al voldoende ontwikkeld zijn om duidelijke toegevoegde waarde te bieden, maar leg daarbij vooral ook de nadruk op de ruimte voor nieuwe extra mogelijkheden. Onderstaande schematische voorstelling laat zien welke fases je met de app kunt doorlopen en welke functionaliteiten en organisatiedoelen daarbij horen. Van starten, betrekken, verbinden, opschalen naar succes.

 

 

Hulp nodig?

Na lezing van het bovenstaande is duidelijk dat een medewerkers engagement app een hele uitdaging kan zijn, zeker als je er zelf aan begint. Neem gerust contact met ons op zodat we vrijblijvend de wensen kunnen doornemen. We helpen je graag op weg richting het gewenste eindresultaat.

 

Gratis Teamwork App

Download de app voor Android en iPhone hier.