Workflow toevoegen aan een formulier

De workflow actie is een zeer waardevolle toevoeging aan het formulierbeheer omdat daarmee extra toetsingsmomenten en condities kunnen worden ingebouwd, voordat een formulier definitief verwerkt zal worden. Door middel van onderstaand voorbeeld van een smartphone bestelformulier wordt uitgelegd hoe het werkt.

De portal admin kan op gebruikelijke wijze via het formulierbeheer een formulier aanmaken.

Het formulier "Aanvraagformulier iPhone" is bestemd voor medewerkers die een aanvraag willen doen voor een iPhone toestel van de zaak.

Aangezien niet alle medewerkers hiervoor in aanmerking komen, wordt er een workflow actie ingepast waarbij de afdeling HR en Inkoop hun autorisatie moeten verlenen.

De formulieracties staan in een dusdanige volgorde dat eerst de workflow volledig moet worden afgerond, waarna er een email naar de verantwoordelijke inkoper gaat en daarna een bevestiging naar de aanvrager. 

Een workflow actie wordt altijd aan een team gekoppeld, zodat eventuele bestanden als formulierbijlage in de bestandenmap van het team terug te vinden zijn. Verder wordt er aan elke fase een gebruiker gekoppeld door de eerste drie letters van de naam in te tikken en vervolgens uit de lijst de gewenste naam te selecteren. De autorisatie gaat via gebruiker fase 1 via fase 2, 3, 4 tot aan maximaal gebruiker fase 5.
Dit aanvraagformulier is enkel bestemd voor medewerkers die zijn ingelogd en waarvan alle contactgegevens bekend zijn. Bas Geluk is zo'n medewerker die een aanvraag doet.

Na invullen van het aanvraagformulier door Bas Geluk wordt Peter Jansen van de HR afdeling via e-mail genotificeerd en gevraagd om te autoriseren.

Direct na Peters autorisatie krijgt Rogier Castricum van de Inkoopafdeling een notificatie met hetzelfde autorisatieverzoek.

In het workflow scherm ziet Rogier wanneer Peter heeft geautoriseerd en welke waarden hij eventueel heeft aangepast. Als Rogier ook zijn autorisatiecode ingeeft, zijn daarmee de twee noodzakelijke fases van deze workflow afgerond en wordt het formulier automatisch definitief verwerkt.

De afdeling inkoop ontvangt via e-mail de opdracht inclusief de autorisatiecodes.

Medewerker Bas Geluk ontvangt zijn gehoopte bevestiging met eventueel nog informatie over levertijd en -plaats.

De workflow informatie blijft voor Peter en Rogier aanwezig. Het klikken op de naam geeft de input per fase.