5 tips voor effectief hybride samenwerken

Thuiswerken werd het afgelopen jaar in alle soorten organisaties de nieuwe norm. Digitalisering werd versneld doorgevoerd en managers en werknemers hadden het maar te accepteren. Dat digitale tools als Zoom en Teams zo snel en massaal omarmd werden, betekende echter niet dat alle processen op organisatieniveau naadloos zijn gedigitaliseerd. Chatten werkt bijvoorbeeld niet zo snel en vloeiend als praten tijdens een discussie of brainstormsessie. En bij een videovergadering moet je uitgenodigd zijn en dus kan je niet toevallig iets opvangen en bijdragen in het voorbijgaan, wat in een kantoortuin wel kan gebeuren. Kortom, online aanwezigheid is geen 1-op-1 vervanging voor fysieke aanwezigheid op het werk. Daar biedt het hybride werken, een mix van online thuiswerken en naar kantoor gaan, dus mogelijk kansen. En dat betekent dus meer dan alleen het aanbieden van de juiste digitale tools, maar juist ook duidelijkheid over processen en richtlijnen. Alle neuzen moeten in de juiste richting van effectief samenwerken komen te staan. Daarbij helpen de volgende tips.

Tip 1/5: Geef hybride werkers digitale tools die thuis precies zo werken als op kantoor

Voor een echte hybride werkplek moeten werknemers aanvullende tools en systemen hebben om hun werk gedaan te krijgen, of ze nu op kantoor of thuis zijn. Als mensen staan te popelen om terug naar kantoor te gaan omdat ze daar meer toegang hebben tot bestanden en tools dan wanneer ze vanuit huis werken, dan is het geen echte hybride werkplek. De hybride werkplek stelt iedereen in staat om op gelijke voet samen te werken. Het verplaatsen van systemen en bestanden naar de cloud helpt bij het creëren van een centrale plek waar werknemers toegang hebben tot wat ze nodig hebben om hun werk gedaan te krijgen, ongeacht waar ze zich bevinden. Gebruik je een social intranet als die centrale plek, dan sla je meer vliegen in 1 klap omdat je daarmee de hoognodige persoonlijke component toevoegt en het niveau van hybride samenwerken bereikt.

Tip 2/5: Faciliteer asynchrone samenwerking

Door het thuiswerken en hybride werken zien we de opkomst van asynchrone samenwerking. Synchrone samenwerking vindt direct en gelijktijdig plaats tussen verschillende personen. Denk aan een vergadering, telefoongesprek of videoconference. Asynchrone samenwerking vindt niet gelijktijdig plaats, bijvoorbeeld via e-mail of Whatsapp. Nu medewerkers vaker op verschillende tijden en plaatsen werken, groeit de vraag naar tools om asynchrone samenwerking te faciliteren. Denk dan aan workflow tools waarmee alle betrokken medewerkers op een door henzelf gekozen moment hun bijdrage aan de werkstroom leveren totdat het proces succesvol is afgerond. Een ultiem voorbeeld is een tool waarmee dossier- of taakbeheer, tijdregistratie en kennisborging worden gecombineerd. Ook in dit geval is een social intranet zeer geschikt als lanceerstation.

Tip 3/5: Stimuleer creativiteit door toeval

Serendipiteit is het vinden van iets onverwachts en bruikbaars terwijl je op zoek bent naar iets totaal anders. Die nuttige onverwachte vondsten komen dagelijks voor op de werkvloer waar mensen  elkaar treffen. Hybride werkers komen elkaar simpelweg minder vaak tegen bij de koffiemachine of water cooler, dus minder kans op die toevallige vondst tijdens dat terloopse gesprekje. Toch kan je die kans weer vergroten met slimme methoden en tools. Geforceerde serendipiteit bestaat niet, maar met online tools kan je mensen prikkelen om te communiceren, te brainstormen, ideeën te bedenken en informele discussies te hebben. Veelgezien is de wekelijkse videoconference met de directie met ruimte voor vragen en antwoorden. Of drempelverlagende en informele sfeerverhogende onderdelen in het social intranet, waar bijvoorbeeld populaire Netflixseries en foto’s van huisdieren worden gedeeld. Het hoeft trouwens niet altijd online. Gebruik het kantoor vaker als informele ontmoetingsplaats of om te lunchen.

Tip 4/5: Maak IT een vast bestanddeel van de talentstrategie

Van oudsher was het de IT afdeling die digitale tools leverde voor recruitment en on-boarding van nieuwe medewerkers, software inkocht ter ondersteuning van nieuwe protocollen en innovaties, of ingreep bij technische problemen. In onze steeds digitaler wordende wereld verandert IT van een afdeling naar een integraal onderdeel op alle afdelingen. Een strategische component die bedrijven helpt productiever te worden en beschermt tegen beveiligingsrisico's.

Nu IT niet langer alleen het feestje van de IT afdeling is, zullen medewerkers van andere afdelingen met kennis van en affectie voor IT in waarde stijgen. Hou daar ook rekening mee bij het werven van nieuw talent.

Tip 5/5: Focus op de beleving van de werknemer

Hybride werken is pas geslaagd als de medewerkers minstens zo productief zijn als voorheen en zich er gelukkig(er) bij voelen. Het hybride kantoor is nog in een experimentele fase waarin leidinggevenden hun teams op de voet moeten volgen en bijsturen waar nodig en mogelijk. Enquêtes zijn daarbij een geweldige manier om een indruk te krijgen van de beleving van de werknemers. Dit kan realtime, of periodiek per maand of kwartaal. Leg de focus in die enquêtevragen op thema’s die iets vertellen over de betrokkenheid van medewerkers en hoe de organisatiecultuur nog beter kan worden afgestemd om productiviteit te stimuleren. De potentie van een optimaal ingerichte hybride werkplek is: gelukkige werknemers, meer innovatie, minder risico's en een groter concurrentievoordeel.

Meer weten over het hybride werken?

Neem contact met ons op en we delen graag onze kennis en ervaring over hybride werkplekken. Je kan ook direct vrijblijvend een social intranet met de hierbovengenoemde tools uitproberen. Ga daarvoor naar www.portalcms.nl/software/uitproberen-zonder-emailregistratie/.