Kennisbank met versiebeheer voor ISO ondersteuning

ISO certificering zelf is een momentopname waarbij de focus ligt op het in orde brengen van documenten en registraties en dat leidt daarna niet automatisch tot een hoge kwaliteit. Dat is wel het geval bij efficiënt werken volgens duidelijk omschreven procedures en dat is alleen mogelijk als medewerkers goed geïnformeerd zijn en blijven. De ervaring leert dat je dat het best bereikt met behulp van een centraal informatiesysteem, bijvoorbeeld een kennisbank binnen een social intranet. PortalCMS biedt zo'n online oplossing om processen, documenten, risico’s en beheersmaatregelen centraal in kaart te brengen, waarna alle betrokkenen efficiënter werken, tijd besparen en zich echt kunnen richten op de kwaliteit van de organisatie. 

De PortalCMS functionaliteit is veelomvattend en de user interface kan naar wens worden ingericht van simpel en sober tot grafisch en zeer geavanceerd. Onderstaande afbeelding laat schematisch zien in welke stappen medewerkers in hun rol als auteur en controleur bijdragen aan een betrouwbare actuele kennisbank. 

Het bovenstaande schema toont hoe medewerkers de kwaliteit verbeteren door toevoeging van nieuwe informatie aan de kennisbank. In onderstaande schermvideo laten we zien hoe  medewerker Carl zijn bestaande kennisbankartikel "Hydraulics principles" inhoudelijk verbetert en hoe controleur Billy de nieuwe versie vrijgeeft.

Elke organisatie is anders en natuurlijk zal de software zich moeten aanpassen aan de organisatie en niet andersom. PortalCMS is zeer flexibel configureerbaar en kan worden ingezet op diverse manieren en voor verschillende doelen.

• Grafische weergave van de procesmodellering (tekenen, consistentiecontrole, simulatie);
• Relatie leggen tussen eisen en elementen uit de norm;
• Vanuit de digitale versie een PDF genereren;
• Ondersteuning bieden bij het ontwikkel- en besluitvormingstraject door review comments en suggesties bij het artikel;
• Beheren van diverse soorten documenten, update/conversie van huidige documenten;
• Workflowmanagement;
• Kennistoetsing via de mobile app;
• Hulp bij auditing (auditplanning, checklisten, rapportages, bewaking verbetervoorstellen);
• Hulp bij klachtenmanagement (registreren, routering, trendanalyse, bewaking correctieve acties);
• Hulp bij incidentmanagement;

PortalCMS wordt gebruikt als totaaloplossing voor sociaal intranet met kennisbank en mobile app, maar kan ook enkel op moduleniveau worden ingezet en integreert dan uitstekend met andere ICT systemen, software en databases.

• Kan zowel hosted/SaaS als on-premise op eigen Windows servers worden aangeboden;
• Kan met Single Sign-On en via APIs worden gekoppeld aan andere (ERP-)systemen;
• Kan intern worden gebruikt door medewerkers, maar desgewenst ook door gebruikers in de flexibele schil (freelancers);
• Voldoet aan hoge beveiligingseisen;
• Voldoet door versiebeheer aan hoge naspeurbaarheidseisen (wie heeft wat wanneer gewijzigd);

PortalCMS is moderne software met een groot aantal gebruikers in diverse kennisintensieve sectoren. Op regelmatige basis wordt nieuwe functionaliteit toegevoegd die grotendeels kosteloos bij alle gebruikers beschikbaar wordt. De Total Cost of Ownership is daardoor ongeëvenaard laag. Voor een doorsnee Kennisbankproject gelden onderstaande indicatieve bedragen.

• Aanschafkosten 0,- (PortalCMS hanteert geen initiële softwarelicentie maar een transparante methode van kostenberekening gerelateerd aan intensiteit van gebruik). 
• Implementatiekosten: € 4900 (Uitgaande van circa 50 uur implementatie en inrichting tot aan de lancering van de eerste werkende versie).    
• Periodieke kosten: € 600 per jaar vaste onderhoudsbijdrage en €10 per gebruiker per jaar inclusief SLA met tweedelijns support.

Interesse gewekt?

Neem contact met ons op voor een online demonstratie of probeer het zelf uit zonder verplichte e-mailregistratie.

https://www.portalcms.nl/software/uitproberen-zonder-emailregistratie/