PortalCMS met OneDrive en Sharepoint Online

Microsoft speelt met het Windows platform al decennia de hoofdrol in de kantoorautomatisering en die positie hebben ze alleen maar versterkt met hun Azure cloud services. Bijna alle nieuwe automatisering vindt tegenwoordig plaats in de cloud. Is alle Microsoft technologie daarmee per definitie altijd de beste keuze voor kantoorautomatisering en digitale tools?

Nee, zeker niet. Voor generieke office toepassingen zijn partijen als Microsoft en Google weliswaar ongenaakbaar, maar voor bedrijfsspecifieke wensen zullen lokale leveranciers en gespecialiseerde softwarebedrijven altijd de betere en goedkopere oplossing kunnen bieden.

Dat neemt niet weg dat de eindgebruiker enorm kan profiteren van de nieuwe cloud services van Microsoft, zeker als deze gecombineerd kunnen worden met bestaande of nieuwe bedrijfsspecifieke software. 

PortalCMS is software waarmee zeer kosteneffectief bedrijfsspecifieke digitale tools kunnen worden ontwikkeld en aangeboden via computers en smartphones. Dat varieert van dossier- en relatiebeheer voor schade-experts, kennisbanken voor geotechnische ingenieurs, e-learning voor installatiebureaus tot open dagen apps voor het voortgezet en middelbaar beroepsonderwijs. De kracht van PortalCMS is de beschikbaarheid van direct inzetbare functionele modules en de flexibele integratiemogelijkheden met generieke office software door middel van zogenaamde API-koppelingen. 

Het voordeel van PortalCMS met Onedrive en Sharepoint Online

Een Windows licentie gaat tegenwoordig automatisch gepaard met een Onedrive account. Veel bedrijven laten hun e-mail bij Microsoft via Office 365 afhandelen en elke medewerker met een mailaccount krijgt daarmee ook automatisch 1 Terabyte (1000 Gb) Onedrive schijfruimte. Een leuke bijkomstigheid is dat je die cloud disk space per medewerker bij elkaar mag optellen als je schijfruimte wilt delen via Sharepoint Online. Heb je 10 medewerkers, dan kan je dus maximaal 10 Tb aan bestanden delen via je Onedrive client of via Sharepoint Online webtoegang. Dat voordeel brengt ook complexiteit met zich mee, want hoe controleer je de invididuele toegang tot submappen en hoe voorkom je dat er onnodig veel files worden gesynchroniseerd met mensen waarvoor het niet relevant is?

Met de situatiespecifieke PortalCMS oplossingen profiteer je van het beste van beide werelden:
relatief goedkope cloud storage die veilig en gecontroleerd toegankelijk is voor interne en externe gebruikers. 

De kenmerken en voordelen op een rij:

• De PortalCMS portal functioneert als een individueel Onedrive account en synchroniseert automatisch met de gedeelde Sharepoint hoofdmap.
• PortalCMS gebruikers hebben geen Onedrive of Sharepoint account nodig om toch toegang te krijgen tot deze gedeelde Sharepoint mappen.
• Door de flexibel te configureren portalindeling kunnen gebruikers individueel toegang krijgen tot Sharepoint-submappen. 
• Door de geavanceerde PortalCMS functionaliteit kunnen submappen automatisch worden verplaatst naar archieven, zodat deze buiten de Onedrive/Sharepoint cloud storage vallen (op termijn een grote kostenbesparing!). 

Dit laatste punt is relevanter dan menigeen denkt: bij het overschrijden van de initiële cloud storage limiet van 10 Tb, zijn de meerkosten buitenproportioneel hoog. Door bewust om te gaan met direct benodigde cloud storage door de niet direct benodigde bestanden in een lange termijn archief buiten Sharepoint te plaatsen, kan je langer onder die limiet blijven en grote kostenbesparingen realiseren.  

Voorbeeldscenario's PortalCMS met Onedrive en Sharepoint Online

Een beeldbank als onderdeel van de publieke website.
Voor niet geregistreerde bezoekers is er toegang tot een beperkt gedeelte van de beeldbank. Geregistreerde gebruikers komen verder in het systeem en krijgen extra zoek- en filtermogelijkheden. De kantoormedewerkers hebben in hun Onedrive account de submappen "geregistreerd" en "niet-geregistreerd" en hoeven enkel de beeldbestanden in de juiste folder te kopiëren, waarna in de achtergrond de bestanden automatisch met de portal worden gesynchroniseerd.

Een expertisebureau met vele duizenden schadedossiers vol met foto's en overige tekstbestanden.
De experts plaatsen de schadefoto's op de schadelocatie met behulp van de PortalCMS mobile app direct in het dossier. Het secretariaat plaatst via Onedrive diverse andere documenten en facturen bij de dossiermap. Alle e-mailcommunicatie wordt door PortalCMS automatisch opgevangen en als emailbestand in de dossiermap geplaatst. Alle experts kunnen via PortalCMS altijd bij alle dossiers en alle bestanden en foto's, maar hebben via Onedrive ook toegang via de gebruikelijke Windows verkenner. Bij het sluiten van het dossier wordt in de dossiermap door PortalCMS automatisch de submap met foto's verplaatst naar het lange termijn archief, waardoor er cloud schijfruimte vrijkomt in Sharepoint.

https://www.portalcms.nl/software/uitproberen-zonder-emailregistratie/