Strategische keuzes en plan van aanpak

 

• Effectiviteit: informatie- en interactiediensten die in diverse componenten te vinden zijn, verhogen de effectiviteit van de eindgebruiker en daarmee de totale organisatie.
• Kwaliteit: informatie- en interactiediensten zijn actueel, accuraat, relevant en 7/24 beschikbaar.
• Toegankelijkheid: het portaal is voor zowel de aanbieder als de afnemer van de informatie transparant, kristalhelder en intuïtief.
• Flexibiliteit: het portaal is in zijn opbouw en inhoud lenig genoeg om alle geledingen binnen en buiten de organisatie te bedienen en mee te groeien met het gebruik.
• Variëteit: het portaal is in staat maatwerk te leveren op het niveau van de eindgebruiker.
• Het onderhavige plan van aanpak geeft concreet invulling aan deze visie en gaat primair uit van de geprefereerde bouwmethode: modulair, herhaalbaar en schaalbaar.

 

Plan van Aanpak parallelsporen

Technische omgeving

• Ontwikkeling Plan van Eisen
• Ontwikkeling technische infrastructuur
• Ontwikkeling beheersorganisatie en instrumentatie

Vormgeving

• Ontwikkeling creatieve randvoorwaarden (pitch)
• Uitwerking eerste idee
• Uitwerking eerste definitief concept
• Realisatie vormgeving
• Inbedding
• Projectorganisatie
• Formatie begeleidingsgroep
• Formatie deelprojectgroepen

 

Overweeg een multidisciplinaire projectgroep

 

• Communicatie ("intranet moet meer zijn dan een magazine uitgeven")
• ICT Beheer ("zorg dat zij onderdeel zijn van de verandering")
• Vertegenwoordiging directie ("maak hen betrokken en verantwoordelijk")
• HRM/PZ ("als de beoogde gastheer/vrouw van het intranet")
• Projectleider intern ("kent de organisatie en technologie")
• Projectleider extern ("vreemde ogen dwingen")

 

Kies voor een raamwerk (en niet voor 1 softwarepakket)

Een raamwerk stelt u in staat om diverse applicaties gebaseerd op meer dan 1 technologie te verweven tot een consistent beheerbaar geheel.

 

Zorg voor projectverankering

• Maak PvA intranet integraal onderdeel van ICT strategie.
• Maak de directie (RvB) eigenaar en opdrachtgever.
• Communiceer periodiek en concreet met RvB en de organisatie.

 

Bedenk vooraf concrete voorbeelden

• In het geval van een onderwijsinstelling zou dat de volgende lijst van voorbeelden kunnen zijn:
• Doelgericht communiceren met (potentiële) studenten, collega's en partnerbedrijven.
• Actuele en relevante lokatie- en opleidinginformatie op uw website door efficiënt content management bij de bron (lokatie- en opleidingsmanagers).
• intranet als virtuele werkplaats voor studenten en medewerkers: toegang tot gepersonaliseerde opleidingsgerelateerde informatie en diensten zoals lesroosters, cijferlijsten en locatienieuws.
• Intranet als technologieraamwerk: gestroomlijnde toegang tot externe functionaliteit zoals Electronische LeerOmgevingen met single logon en besparing op softwarelicenties.
• Intranet als bakermat voor uw maatwerktoepassingen, zoals de verwerking van aanmeldingen, workflow (bijv. praktijkexamens bij kenniscentra), stageplaatsen, synchronisatie met databases (bijv. Icaris).
• Bekostiging en Return on Investment: zet het intranet voor een paar euro per jaar op de boekenlijst voor studenten.